Поняття про шаблон документа

1.     Текстові редактори і їх призначення

Поняття про системи опрацювання текстів

Дуже давно люди створили спе­ціальну систему знаків для коду­вання звуків людської мови. Так зародилася писемність. Спочатку люди вирубували написи на каме­нях, потім видавлювали гострими паличками на глиняних дощечках, на бересті. Писали паличками на папірусі, пензликами на шовку і пе­рами на папері. Згодом гусяче перо змінили ручки з металевим пером, а їх - графітові олівці, авторучки, кулькові й гелеві ручки. З'явилися друкарські машинки.

Проте в роботі з текстами не мінялося головне: щоб внести зміни в текст, його треба було щоразу переписувати або передруковувати. І лише застосування комп'ютерів і спеціальних програм принципово змінило технологію роботи з текстом.

Програма або комплекс програм, які призначені для створення і опрацювання текстових документів, називаються системою опрацю­вання текстів.

У чому ж полягають переваги роботи з текстовим документом засо­бами цих програм? Це насамперед швидкість і простота внесення змін у текст. В електронному документі можна робити скільки завгодно виправлень. Можна переставляти фрагменти документа, копіювати їх у різні місця документа, вставляти до документа частини з іншого до­кумента, а за потреби - скасовувати виконані зміни. При цьому немає необхідності створювати документ заново. Автоматизовано рутинну роботу, таку як пошук орфографічних і синтаксичних помилок, заміна слів. Значно полегшується оформлення тексту, включення в текст іншомовних фрагментів, формул, малюнків, таблиць тощо. Нарешті, створивши електронний текстовий документ один раз, можна отримати потрібну кількість його копій, як електронних, так і паперових.

Отже, тема, яку ми починаємо вивчати, дуже необхідна для сучасної людини, що повинна вміло користуватись інструментарієм для набору та обробки текстових документів.

Система опрацю­вання текстів – це  програма або комплекс програм, які призначені для створення і опрацювання текстових документів.

Існує багато різних систем опрацювання текстів. Вони відрізняють­ся своїми можливостями, і вибір тієї чи іншої програми залежить від потреб користувача. Класифікація цього виду програмного забезпе­чення може проводитися за різними властивостями.

Так, наприклад, за можливостями системи опрацювання текстів діляться на такі групи: 

• текстові редактори, які призначені для підготовки невеликих документів простої структури. Наприклад, Блокнот, WordPad.
• текстові  процесори,  які  використовуються  для  створення, оформлення  й макетування документів складної структури. Наприклад, Microsoft Word (складова Microsoft Office), Star Writer (складова Star Office), Open Writer (складова Open Office);
• редактори наукових документів, які призначені для підготовки документів, що містять математичні й хімічні формули, спеціальні символи та інші нестандартні для текстів об'єкти. Наприклад, MathOr, MathWord, ТЕХ; 
• видавничі системи, які призначені для створення макетів поліграфічних видань (від рекламних проспектів до книг) і підготовки їх до друку. Наприклад, QuarkXPrees, Corel Ventura, Adobe PageMaker, Adobe InDesign.

Крім того, системи опрацювання текстів є частиною HTML-редак­торів, призначених для створення веб-сторінок, середовищ розробки програм мовами програмування.

Усі системи опрацювання текстів відносяться до прикладного про­грамного забезпечення загального призначення.

2.     Текстовий редактор Word

Загальна характеристика текстового процесора Word

Однією з найпоширеніших систем опрацювання текстів є текстовий процесор Word (англ. word - слово). Ця програма розроблена корпорацією Microsoft і входить до пакета прикладних програм Microsoft Office. Ми вивчатимемо одну з останніх його версій Microsoft Office Word 2003.

Текстовий процесор Word може виконувати всі основні операції по створенню й опрацюванню текстового документа. Він забезпечує підтримку понад 80 мов світу, у тому числі української. Word має багато засобів автоматизації: перевірку правопису, пошук заданого фрагмента тексту, заміну його на інший фрагмент, вставку в текст поточної дати, часу створення документа, адреси та імені автора тощо. Дає змогу відкривати кілька вікон з документами для їх спільного опрацювання, встановити пароль на відкриття документа, чим забез­печує обмежений доступ до вмісту документа іншим користувачам. Наявність майстрів і шаблонів у текстовому процесорі Word дає можливість за лічені хвилини створити діловий лист, резюме, роз­клад, календар та ін. У текстовий документ можна вставляти різно­манітні графічні об'єкти, музичні фрагменти, посилання на інші документи тощо.

Word підтримує технологію WYSIWYG (англ. What You See Is What You Get - що бачиш, те й отримаєш), яка дає змогу відображати документ на екрані в такому вигляді, в якому він буде надрукований.

Файли текстових документів, підготовлені за допомогою Word, мають стандартний формат DOC, їм відповідає значок . Крім того, Word забезпечує роботу з документами, збереженими в інших форматах, наприклад RTF і ТХТ.

Запуск текстового процесора Word

Текстовий процесор Word можна запустити на виконання кількома способами. Наводимо найпоширеніші з них:

1) Виконати послідовність дій: Пуск => Усі програми => Microsoft Office => Microsoft Office Word 2003.

2)За допомогою ярлика програми Word на Робочому столі.

3)Вибрати кнопку програми Word на Панелі швидкого запуску.

4)Відкрити будь-який файл документа Word.

5)  Виконати послідовність дій: Пуск =>Мої останні документи та вибрати ім'я будь-якого документа Word, з яким працювали останнім часом.

Вікно текстового процесора Word

 

На рисунку зображено стандартний вигляд вікна програми Word. У верхній частині вікна, як правило, знаходяться: Рядок заголовка, Рядок меню і панелі інструментів, які призначені для керування робо­тою програми.

Нижче, під вказаними рядками і панелями, вікно програми ділиться на дві частини. Основну частину екрана зліва займає вікно документа, в якому відображаються вміст документа й елементи даного вікна. Справа від вікна документа розташована Область завдань, яка містить команди, що часто використовуються в даному режимі роботи програми.

Зверніть увагу, що на екрані у верхньому правому куті розташовано дві кнопки закриття вікна: верхня, яка розташована у Рядку заголовка, закриває вікно програми, а нижня, яка розташована в Рядку меню, закриває вікно документа.

У верхній частині вікна документа може розміщуватися горизон­тальна лінійка з маркерами, а в лівій - вертикальна лінійка. Справа і внизу у вікні документа розташовані смуги прокрутки з повзунками і кнопками.

У нижній частині вікна програми розміщується Рядок стану.

Зазначимо, що Word дає змогу налаштувати інтерфейс за бажанням користувача і тому вигляд вікна програми може бути іншим.

3. Поняття про шаблон документа

Шаблон – це відформатований певним чином документ-заготовка, який використовується як зразок для створення нових документів.

У шаблоні можуть міститися:

• стилі для форматування абзаців і символів; 
• елементи автотексту;
• текст, надписи і малюнки, які повинні з’явитися в кожному новому документі (колонтитули, інформація про автора, поля для введення даних, емблема) та ін.

Текстовий процесор Word має кілька стандартних шаблонів для створення різних видів документів, які зберігаються в окремих файлах із розширенням dot. Усі шаблони діляться на стандартні, спеціальні та шаблони користувача.

Основним є шаблон документів Звичайний (Normal.dot), який, зазвичай встановлює такий формат документа:

·         поля – верхнє і нижнє по 2,54 см, ліве і праве по 3,17 см;

·         міжрядковий інтервал – одинарний;

·         шрифт – Times New Roman розміром 10 пт;

·         орієнтація аркуша – книжкова;

·         розмір аркуша – А4;

·         інтервал табуляції – 1,27 см.

При запуску програми Word або при виборі кнопки Створити

 на стандартній панелі інструментів автоматично створюється новий порожній документ, який базується на шаблоні Normal.dot. На основі цього шаблона можна створювати документи різних типів.

Основна відмінність між документами і шаблонами полягає в їх використанні: шаблон – це заготовка документа з готовими елементами оформлення для подальшого їх заповнення даними, а документ – це вже підготовлений текст, можливо, за допомогою шаблона.

Word має змогу відкривати й редагувати шаблони, створювати власні. Можна перетворювати в шаблони готові документи.

Пам’ятайте: в шаблонах можуть зберігатися макровіруси, тому будьте обережні, відкриваючи нові шаблони або створюючи файли на їх основі.

4. Створення документу за допомогою майстра

Майстер – це програма, яка пропонує вибрати ті чи інші варіанти оформлення різних елементів документа і на їх основі автоматично створює розмітку й формат документа. Програма Word включає кілька майстрів для створення різних видів документів, які використовуються найчастіше. Так за допомогою майстрів Word можна створити такі документи: Ділові листи, Звіти, Публікації, Довідники, Резюме та ін.

Щоб створити новий документ з використанням майстра або шаблона:

1. У меню Файл оберіть команду Створити (або в області завдань Приступаючи до роботи оберіть посилання Створити документ). Це відкриє область завдань Створити документ. 

2.В області Шаблони можна обрати місце, де розміщено потрібний вам шаблон:

·         Шаблони на вузлі Office Online – надзвичайно цікаве місце, проте більшість користувачів відвідує його лише тоді, коли потрібний на певний момент шаблон не знайдено або просто є вільний час чи бажання побачити щось нове та цікаве; 

·         На моєму комп’ютері – натиснувши це посилання, ви обираєте шаблон для створення документа з папки, розміщеної на вашому комп’ютері

3. Натисніть посилання На моєму комп’ютері, викликавши на екрані вікно Шаблони, яке містить досить багато тематичних вкладок:

·         Вкладка Загальні містить шаблони, які ви надалі створюватимете самостійно, а решту шаблонів згруповано за типом створюваних документів та розміщено у відповідних вкладках вікна.

·         Шаблон Новий документ вкладки Загальні – це і є шаблон Normal.dot, який текстовий процесор щоразу пропонує вам використати для створення нового документа.

·         Залежно від того, оберете ви майстра чи шаблон документа, надалі ваші дії відрізнятимуться.

·         Подальші дії під час створення документа за допомогою майстра можуть бути такими:

4. На відповідній вкладці оберіть потрібного Майстра створення документа, переглядаючи зовнішній вигляд майбутнього документа в області Перегляд вікна Шаблони. В області Створити встановіть перемикач документ, якщо ви бажаєте створити документ (або шаблон – якщо шаблон), і натисніть кнопку ОК поточного вікна.

5. На відповідній вкладці оберіть потрібного Майстра створення документа, переглядаючи зовнішній вигляд майбутнього документа в області Перегляд вікна Шаблони. В області Створити встановіть перемикач документ, якщо ви бажаєте створити документ (або шаблон – якщо шаблон), і натисніть кнопку ОК поточного вікна.

6. На екрані з’явиться перше вікно обраного Майстра, у якому зеленим квадратиком відображатиметься поточний етап створення документа. Натисніть кнопку Далі цього вікна.  Залежно від обраного Майстра треба пройти різну кількість однотипних етапів створення документа, виконуючи на кожному інструкції Майстра, обираючи один із запропонованих варіантів та вводячи в спеціальні текстові поля потрібну інформацію. Виконавши всі дії цього етапу, натисніть кнопку Далі. Якщо ви припустились помилок на цьому або попередньому етапі, натисніть кнопку Назад.

7.Пройшовши всі етапи створення документа (ви це побачите, коли в лівій частині вікна зеленим квадратиком буде позначено останній етап Кінець), натисніть кнопку Готово, завершивши процес початкового створення документа.

    Якщо потрібно відмовитися від створення документа за допомогою Майстра, на будь-якому етапі роботи натисніть кнопку Скасувати.

8. Після натискання кнопки Готово на екрані з’явиться достатньо професійно створена зоготівка документа, що вже містить попередньо відформатовану інформацію, яку ви ввели. Уведіть у цю заготівку інший потрібний текст і замініть слова, що містяться у квадратних дужках.

9. Збережіть створений документ і, якщо є бажання, продовжіть редагувати його та форматувати.

10. Щоб створити документ на основі шаблона, вам потібно виконати іншу послідовність дій, оскільки шаблон є лише заготівкою (чистим бланком) для створення відповідного документа. На відповідній вкладці вікна Шаблони оберіть потрібний шаблон, переглядаючи зовнішній вигляд майбутнього документа в області Перегляд поточного вікна. Натисніть кнопку ОК, попередньо встановивши перемикач документ (або шаблон). На екрані з’явиться  заготівка створюваного документа, у якій треба замінити текст, розміщений у квадратних дужках, потрібним вам текстом, виконуючи цю дію для кожного елемента документа. За потреби відредагуйте та відформатуйте створений документ. Збережіть документ у файлі для продовження роботи з ним.