Оформлення документу

1.     Автоматичне створення змісту документу

Якщо для кожного із заголовків багатосторінкового документа його рівень визначено з використанням відповідних стилів заголовків, то текстовий процесор Word 2003 дає змогу автоматично створити зміст такого документа. Для цього програма здійснює посторінковий поділ документа і для кожного структурного елемента документа визначає номер сторінки, з якої ця частина документа розпочинається. Отримані дані оформлюються у вигляді таблиці, у яку вносяться назви заголовків і відповідні номери сторінок.

Зміст документа – це перелік назв структурних частин документа, впорядкований відповідно до його ієрархічної схеми, із зазначенням відповідних номерів сторінок.

Виконується ця операція в режимі перегляду Розмітка сторінки.

Для автоматичного створення змісту документа необхідно виконати такий алгоритм:

1. Установити курсор у тому місці документа, де потрібно розмістити зміст.

2. Виконати  Вставка _ Ссылка _  Оглавление и указатели.

3. На вкладинці Оглавление вибрати в списку вбудованих зразків потрібний варіант оформлення змісту.

Створений зміст можна використовувати для швидкого переміщення до потрібних структурних частин документа, пошуку необхідних розділів, підрозділів тощо. Для цього слід у змісті документа вибрати потрібний заголовок, тримаючи натиснутою клавішу Ctrl.  Зверніть увагу, що вигляд текстового курсору зміниться на такий – 

.

Якщо в ході роботи над документом його текст і структура змінювалися, то зміст документа потрібно оновити. Для цього потрібно:

1.     Виконати послідовність дій: Вигляд _ Панелі інструментів _ Структура.

2.     Вибрати кнопку Оновити зміст на панелі інструментів Структура.

    Правила стильового оформлення документів різних типів

Готуючи офіційні документи різних видів (накази, довідки, заяви, листи тощо), слід дотримуватися єдиних вимог до їхнього оформлення, структури та змісту, які встановлюються нормативними актами –  державними стандартами. На сьогодні в Україні застосовуються кілька основних стандартів оформлення документів, які постійно поповнюються. Наприклад, ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів». Згідно з цим стандартом:

■      службові документи оформляються на папері формату  А4 (210 ´ 297 см) та А5 (210 ´ 148 см);

■      окремі види документів можуть оформлюватися на папері формату A3 (297 ´ 420 см) і А6 (105 ´ 148 см);

■      мінімальні розміри полів складають: ліве –  30 мм; праве –  10 мм; верхнє і нижнє – по 20 мм;

■      шрифт основного тексту – Times New Roman, розмір 12–14 пт, міжрядковий інтервал –  1–1,5  рядка, відступ першого рядка абзацу – 1,25 см;

■      зображення емблеми організації або товарний знак розміщується біля лівого поля на одному рівні з назвою організації.

Крім того, в стандарті визначаються структура та правила оформлення списків, таблиць, дат, нумерації та інших об’єктів.

Крім державних вимог до оформлення документів, існують відомчі стандарти – вимоги до оформлення наукових праць, наукових статей, тез доповідей на наукових конференціях, шкільних підручників тощо. Ці правила публікуються у відомчих актах і заздалегідь доводяться до відома авторів документів. Вони можуть дещо відрізнятися від оформлення офіційних документів і враховувати також поліграфічні особливості видання.

Окремі організації для внутрішніх документів можуть розробляти свій власний корпоративний або фірмовий стиль оформлення документів – відповідним чином підібрані кольорова гама та шрифти символів, визначені правила оформлення абзаців документа, вид і розміщення логотипа організації тощо. Відповідно до цих вимог розробляються фірмові бланки та шаблони документів, на їх основі співробітники набагато швидше можуть підготувати потрібні документи.

Також слід дотримуватися загальних правил стильового оформлення текстів:

■  основний текст документа бажано оформлювати в одному форматі, інший формат використовувати для виділення заголовків, окремих смислових фрагментів;

■  кількість різних кольорів і шрифтів у документі не повинна перевищувати трьох;

■  розмір символів, міжрядковий інтервал слід підбирати такими, щоб текст читався легко, без напруження очей;

■  кольорова гама повинна відповідати призначенню документа – вітальна листівка може бути оформлена яскравими, насиченими кольорами, а простий лист варто оформлювати в більш спокійних тонах;

■  однотипну структуровану інформацію доцільно подавати в таблицях;

■  графічні зображення в документі (рисунки, діаграми, схеми) повинні доповнювати зміст тексту, роз’яснювати або ілюструвати його окремі моменти;

■  графічні зображення (фотографії, рисунки, схеми) також потрібно оформлювати в єдиному стилі;

■  на всіх сторінках робити однакове тло і поля, якщо інше не вимагається змістом документа тощо.

  3. Настроювання середовища текстового редактора

Текстовий процесор Word має змогу налаштовувати інтерфейс за бажанням користувача і тому вигляд вікна програми може бути різним.

За допомогою послідовності дій: Вигляд _ Лінійки можна прибрати з екрана обидві лінійки. Їх поновлення на екрані здійснюється повторним виконанням вказаної послідовності дій.

Можна закрити область завдань, вибравши кнопку закриття цієї області. За бажанням область завдань можна знову відкрити, виконавши послідовність дій: Вигляд _ Область завдань.

Також можна показати або приховати будь-яку панель інструментів (Вигляд _ Панелі інструментів). Якщо поруч із назвою панелі у списку стоятиме позначка прапорця, то панель відображатиметься на екрані.

Для розміщення кнопок на панелі інструментів потрібно виконати послідовність дій: Сервіс _ Настройка _ Команди. У вікні, що відкривається, вибрати категорію, а в списку команд – потрібну кнопку і перетягнути її на панель інструментів. Для видалення кнопки з панелі інструментів слід відкрити вкладку Команди вікна Настройка і перетягнути кнопку з панелі інструментів до списку команд відповідної категорії.

 

Ці самі операції можна виконати, вибравши кнопку

 Параметри панелей інструментів, яка розміщується в кінці кожної панелі. Наявність тієї чи іншої кнопки на панелі в цьому разі відмічається позначкою прапорця.

Якщо на панелі інструментів розміщено багато кнопок, то всі вони можуть не відображатися на ній. У такому разі на панелі відображаються ті кнопки, які були використані останніми. Якщо вибрати кнопку 

у кінці панелі інструментів, то з’явиться решта кнопок.

 Доцільно також змінити вигляд панелей інструментів так, щоб усі обрані кнопки та меню відображалися на екрані. Для цього потрібно обрати у меню Сервіс вказівку Настройка. На вкладинці Параметри діалогового вікна Настройка слід встановити прапорці  Стандартна панель і панель форматування двома рядками та Завжди показувати повні меню.