Робота з документом

   Використання стилів

 Стилем є компонент характеристик форматування з наданою йому назвою, основним призначенням якого є спрощення та стандартизація процесу форматування.

Ви можете самостійно визначити певний стиль, надавши йому назву та призначивши певні параметри форматування абзаців та символів, або обрати один з наявних стилів. Після цього застосовуйте його до обраних текстових фрагментів, а текстовий процесор автоматично надаватиме їм визначених параметрів форматування.

Використання стилів надає користувачеві такі переваги:

• Економія часу, оскільки не потрібно щоразу визначати параметри форматування текстових фрагментів. Застосовуючи стиль, ви виконуєте лише одну команду.
• Одноманітне форматування документа, оскільки не потрібно турбуватися про величину символів заголовків чи вигляд колонтитулів. Ви застосовуєте до цих фрагментів тексту певний стиль, а все інше текстовий процесор визначає автоматично.
• Швидку зміну багатьох абзаців, оскільки якщо ви модифікуєте застосований до них стиль, то Microsoft Word автоматично змінить форматування всіх абзаців, до яких його було застосовано.

Текстовий процесор Word розрізняє чотири види стилів: стиль абзаців, стиль символів, стиль списків та стиль таблиць.

Стиль абзаців застосовний до всього абзацу, він поєднує всі можливі характеристики форматування, що визначають зовнішній вигляд абзацу.

Найважливішими характеристиками форматування абзацу є:

•  міжрядковий інтервал;
• відступ;
• табуляція;
•  межі;
•  параметри шрифтів.

Кожний абзац має певний стиль, який можна застосувати до нього як до введення тексту абзацу, так і після цього. Стиль абзацу, використаний за замовчуванням, називають Звичайним, проте це не найкращий визначений текстовим процесором стиль. Тому його можна змінювати.

Стилі символів застосовні лише до фрагментів тексту, а не до всього абзацу (хоча можна виділити весь абзац та застосувати до нього стиль символів). Стилі символів визначають параметри форматування символів, найважливішими з яких є:

• тип шрифту;
• розмір літер шрифту;
• накреслення літер.

До стилю символів можна застосовувати будь-які параметри, які ви можете призначити за допомогою вікна налаштування параметрів Шрифт. На відміну від стилю абзаців, немає стилю символів, який текстовий процесор використовує за замовчуванням. тому якщо до тексту не застосовано жодного із стилів символів, то формат цього тексту визначає стиль абзацу, у якому розміщено цей текстовий фрагмент.

Стилі символів можна застосовувати разом зі стилями абзаців.

Стилі списків та таблиць забезпечують відповідний зовнішній вигляд цих елементів текстових документів.

Найпростіший та надійний спосіб працювати зі стилями – обрати область завдань Стилі та форматування (меню Формат). Виконавши цю команду, в області завдань, ви побачите список стилів.

На цій панелі у рамці Форматування виділеного тексту наводяться параметри виділеного текстового блоку, якщо блок не виділений - відобра­жуються параметри поточного абзацу.

За допомогою кнопки Виділити все надається можливість виділити весь текстовий абзац для форматування.

За допомогою кнопки Створити стиль можна створити власний стиль. У рамці Оберіть форматування для застосування розташовані стилі форматування, які можна застосувати до виділеного абзацу або місця розта­шування текстового курсору.

За допомогою списку Показати мож­на вибрати типи стилів і форматування, які будуть виведені в рамці вибору фор­матування. При виборі пункту Все будуть виведені всі стилі форматування, а при виборі пункту Спеціальне... на екрані з'явиться діалогове вікно Настройки фор­мату, в якому можна провес­ти настроювання стилю форматування, а також вимкнути або ввімкнути стиль до списку в полі Відображувані стилі.

Присвоєння стилю тексту

Для того, щоб присвоїти стиль абзацу відразу кільком абзацам, потрібно їх виділити. Для присвоєння стилю абзацу од­ному абзацу потрібно установити курсор де-небудь у його межах. Для присвоєння якого-небудь стилю символу текстовому блоку виділіть останній, а потім виконайте такі операції.

1. Клацніть на кнопці зі стрілкою в списку, що розкривається, Стиль панелі форматування для перегляду списку всіх доступ­них стилів, у якому назву кожного стилю написано шрифтом, що відповідає стилю. Символи, що знаходяться праворуч у цьому списку, вказують на стиль абзацу чи символу, а також на розмір шрифту і вид вирівнювання.

2. Виберіть потрібний стиль, клацнувши на його імені. Стиль буде застосований до виділеного тексту.

Для скасування стилю символу, що ви присвоїли тексту, виділіть текст і застосуйте стиль Основной шрифт. Насправді це, скоріше, не стиль, а вказівка на те, що параметри форматування, визначені в стилі поточного абзацу, повинні бути застосовані до тексту.

Створення нового стилю.

Ви не обмежені використанням існуючих стилів Word. Створення власних стилів — одна з головних переваг, що їх на­дає Word у роботі зі стилями.

У програмі Word 2003 користувачеві надається можливість створити власний стиль для його подальшого використання під час роботи з документом. Це відбувається через команди Формат\Показати форматування. Далі в Області задач Стилі та форматування натисну­ти кнопку Створити стиль. На екрані відобразиться діалогове вікно Створення стилю, в якому потрібно вказати:

•  у полі Ім’я - назву нового стилю;
• у списку Стиль - об'єкт застосування стилю форматування: абзац, сим­вол або таблиця;
• у списку Базується на стилі вибрати існуючий стиль, на основі якого буде ство­рено новий. У цьому разі можна не визначати всіх параметрів стилю, а лише змінити деякі. Якщо потрібно створити стиль з   самого початку, у списку необхідно вибрати пункт (ні);
• у списку Стиль наступного абзацу визначається стиль, який буде засто­совуватися до наступного абзацу тексту. Таким чином користувачеві надається можливість створити послідовність стилів;
• у рамці Форматування за допомогою відповідних кнопок та списків, що розкриваються, є можливість визначити параметри форматування си­мволів та абзаців тексту;
• у вікні Зразок можна переглянути зразок створеного стилю на основі поточного абзацу, під вікном перегляду виводиться назва стилю, а також вся інформація щодо параметрів стилю;
• за допомогою кнопки Формат викликається одне зі спеціальних діалого­вих вікон: Шрифт..., Абзац..., Табуляція..., Межа..., Мова..., Рамка..., Ну­мерація..., Поєднання клавіш..., призначених для внесення відповідних змін, які автоматично передаються у діалогове вікно Створення стилю.

Внаслідок формування нового стилю його назва з'явиться у списку стилів і користувач зможе засто­совувати його під час ро­боти з документом: для цього потрібно розташува­ти курсор у будь-якому місці абзацу і двічі клац­нути мишею на назві сти­лю у їх списку.

Використання стилю дає змогу автоматизувати роботу, виби­раючи потрібний стиль для певного фрагмента тексту, і не потрі­бно знову вибирати позиції табуляції, вирівнювання тексту, тип, розмір шрифту і т. ін.

Поняття про схему документа

Схемою документа називають окрему область вікна – навігаційну панель, яка містить відомості про структуру заголовків документа, призначену швидко переміщатись документом та визначати розміщення в ньому.

Для включення режиму Схеми документа у меню Вигляд виберіть однойменну команду. У лівій частині вікна Microsoft Word буде виведено навігаційну панель, яка містить відомості про структуру заголовків текстового документа, з яким працює в даний час користувач. Натиснувши ліву клавішу миші та не відпускаючи її, можна змінювати ширину цієї панелі, переміщаючи її праву межу. Вигляд правої частини вікна текстового процесора визначає обраний основний режим переглядання документа.

 

Щоб швидко перейти в текстовому документі в місце розміщення певного заголовка, досить обрати його на навігаційній панелі, після чого відбудеться автоматичний перехід в ту частину документа, до розміщено цей заголовок.

Щоб керувати схематичним виглядом документа, достатньо натиснути праву кнопку миші на навігаційній панелі. Ця дія викличе контекстне меню, у якому можна призначити рівень деталізації при виведенні структури заголовків текстового документа.

Перегляд документа в різних режимах

Режим переглядання документа визначає вигляд відтвореного документа на екрані та доступні операції його редагування та перегляду. Тому залежно від завдання, яке в цей час розв’язує користувач на певному етапі роботи з документом, він може обрати оптимальний режим переглядання текстового документа.

У редакторі Word можливі п'ять режимів роботи з документа­ми. Потрібний режим можна встановити за допо­могою команд меню Вигляд.

Режим Звичайний є стандартним режимом роботи з докумен­том. Він найбільш зручний для виконання більшості операцій з уведення, редагування й форматування тексту.

Документ, з яким ви працюєте, не розбивається на сторінки, а відображається єдиною смугою. Маркерами для відображення окремих сторінок документа є  пунктирна лінія. Верхні і нижні колонтитули також не відображуються, щоб не займати окремий простір, а також покращити читання тексту документа. З цієї ж причини не відображаються виноски. Для переключення у цей режим потрібно виконати команду Вигляд \ Звичайний або клацнути мишею на відповідній кнопці панелі, що знаходиться ліворуч від горизонтальної смуги прокрутки.

Режим Веб-документ, або режим електронного документа, по­казує, який вигляд документ буде мати при перегляді у веб-браузері. У цьому режимі розмітка документа зображується спрощено. Наприклад, текст зображується символами більшого розміру, у той час як довжина рядків установлюється рівною роз­міру вікна.

Примітка. Тільки режим веб-документа дозволяє задавати фон пев­ного кольору для сторінки й навіть виводити малюнки як фон. Для вибору фону служить підменю Формат \ Фон, розкривши яке користувач може клацанням миші вказати необхідний колір. Особливі види фону можна задати, вибравши підпункт Способи заливки. Тут же можна встановити фоновий малюнок.

Зображення тексту в цьому режимі не відповідає тому, яке до­кумент матиме в надрукованому вигляді. За замовчуванням у ре­жимі веб-документа автоматично відкривається область змінного розміру, так звана схема документа, у якій зображується його струк­тура. Можна використовувати схему документа для швидкого пе­реміщення по тексту та визначення в ньому поточного положення.

Використовуючи даний режим роботи з документом, можна створювати документи для їх публікації в Інтернеті.

Режим Розмітка сторінки забезпечує відображення документа посторінково в точній відповідності з тим, як він буде виведений на друк, тобто сторінки виводяться окремо з дотриманням полів. У цьому режимі зручно працювати з колонтитулами, кадрами, різними об'єктами, розташованими на сторінці, і т.п.  Для переми­кання в цей режим потрібно виконати команду Вигляд \ Розмітка сторінки або клацнути на відповідній кнопці, розташованій зліва від горизонтальної смуги прокрутки. В цьому режимі всі сторінки документа будуть відображатись окремо одна від одної. Цей режим слід використовувати тоді, коли потрібно виконати розбиття документу на сторінки. В ньому можна бачити верхні і нижні колонтитули, колір яких дещо приглушений відносно кольору основного тексту.

Режим Структура дозволяє згортати й розгортати заголовки й стосовний до них текст, працювати із заголовками певної глибини вкладеності тощо. Переключення в цей режим здійснюється ко­мандою Вигляд \ Структура або відповідною кнопкою розта­шованою зліва від горизонтальної смуги прокрутки.

Каркас документа представляється у вигляді деревоподібної структури, кожне вкладення якої відповідає певному розділу, який включає в себе більш дрібні підрозділи або просто текст документа. Рівні документа задаються з допомогою стилів заголовків. Чим менший індекс стилю заголовка, тим ближче до кореня деревоподібної структури буде знаходитись даний розділ. Всього у Word допускається до десяти рівнів вкладеності документа, включаючи рівень, відповідальний за текст документа.

Режим Читання з'явився в останній версії Word. Він дуже зручний, наприклад, для читання книг в електронному форматі. У цей режим можна перейти за допомогою кнопки панелі інструментів Стандартна.

Таке розміщення тексту на сторінках залежить від поточних розмірів вікна Word і не відповідає реальному розташуванню, що буде надруковано. У цьому режимі в лівій частині вікна Word ви­водяться ескізи (макети) сторінок документа, а в основній частині – поточна сторінка. За допомогою області ескізів можна швидко перегортати сторінки документа, відшукуючи потрібну.

Примітка. Незважаючи на назву, у режимі читання можна також ви­конувати редагування й форматування тексту.

Для того щоб вийти із цього режиму, треба на панелі інструментів Стандартна натиснути кнопку Закрити, що з явиться замість кнопки Читання.

При роботі в кожному з наведених режимів можна включити режим На весь екран (за допомогою команди На весь екран меню Вигляд). У цьому випадку на екрані відображається тільки доку­мент - без меню, панелей інструментів, смуг прокрутки та інших елементів системи Windows. Для виходу з режиму повного екрана слід натиснути клавішу Esc.

Працюючи з документом, часто доводиться змінювати його масштаб для того, щоб роздивитись дрібний шрифт або, навпаки, побачити одночасно на екрані кілька сторінок документа. Для зміни масштабу перегляду документа в меню Вигляд виберіть команду Масштаб.

Скоротити час на зміну масштабу сторінки можна, скориставшись кнопкою Масштаб на стандартній панелі інструментів.